Τι είναι η Access?
Είναι μία εφαρμογή διαχείρισης δεδομένων.
Επιφανειακά μοιάζει με ένα πρόγραμμα spreadsheet, αφού κι αυτή βάζει τα δεδομένα σε γραμμές και κολόνες (όπως π.χ. κάνει το Excel ή το OpenOffice Calc). Όμως στην εποχή μας, τα spreadsheets έχουν σε μεγάλο βαθμό αντικαταστήσει τις βάσεις δεδομένων και όχι αδικαιολόγητα. Όταν το Excel επιτρέπει μέχρι και 1 εκατομ. γραμμές, μπορεί κανείς να αναρωτιέται γιατί είναι απαραίτητη μία εφαρμογή βάσης δεδομένων. Επιπλέον τα μηχανήματα πάνω στο γραφείο μας είναι πολύ ισχυρά κι αυτό επιτρέπει την εύκολη διαχείριση μεγάλου αριθμού δεδομένων ακόμα και με τον (σχετικά σπάταλο) τρόπο που χρησιμοποιούν τα spreadsheets.
Θα σας πω λοιπόν αρχικά γιατί δεν είναι απαραίτητη και στη συνέχεια θα σας πω σε ποιές περιπτώσεις είναι απαραίτητη.
Δεν χρειάζεστε Access όταν:
- έχετε σχετικά λίγα δεδομένα. Δηλ. το πολύ μέχρι μερικές χιλιάδες γραμμών,
- τα δεδομένα ή και οι φόρμουλες διαφέρουν αρκετά από τη μία γραμμή στην άλλη (δηλ. στη μία γραμμή χρησιμοποιείτε 10 στήλες, στην επόμενη 14 κλπ),
- οι συχνές φόρμουλες είναι το κύριο χαρακτηριστικό,
- χρειάζεστε να κάνετε συχνά αλλαγές στην εμφάνιση και στους υπολογισμούς.
Χρειάζεστε Access όταν:
- τα δεδομένα είναι πολλά (περισσότερα από μερικές χιλιάδες),
- η μορφή τους είναι σταθερή (δηλ. κάθε γραμμή χρησιμοποιεί τον ίδιο αριθμό στηλών) ή τουλάχιστον μπορούν να γίνουν τέτοια (προσθέτοντας κενά κελιά),
- οι υπολογισμοί που χρειάζεται να κάνετε δεν αλλάζουν συχνά,
- σας είναι απαραίτητες πολύπλοκες φόρμες εισαγωγής δεδομένων με δυνατότητα εξασφάλισης ότι ο χρήστης δεν θα μπορεί να καταχωρήσει “άσχετες” τιμές στα διάφορα πεδία.
